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Wedpreneur Academy

venerdì 31 marzo 2023

Lo strumento più utilizzato dai wedding planner

Siamo così abituati a delegare alla tecnologia molti dei compiti che dovremmo svolgere durante la giornata - dal ricordare un appuntamento, un compleanno oppure il nome di un ristorante fino al farci apparire più belli su Instragram con tutti quei filtrini magici – che sembriamo sempre alla ricerca del nuovo metodo giusto per fare ogni cosa, sempre alla ricerca della scorciatoia per rendere tutto sempre più facile e veloce.

In tutto questo il lavoro di wedding planner si è arricchito davvero di supporti tecnologici che rendono più efficace la nostra professione, pensiamo alla grafica ad esempio o ai software che ci aiutano a mettere in pianta la distribuzione dei tavoli.

Eppure lo strumento più utile, quello senza il quale un evento non va da nessuna parte, è fatto di carta e nulla più della nostra mente può aiutarci a costruirlo.

Sto parlando della timeline, quel file che racchiude ogni dettaglio del giorno del matrimonio e che è la nostra guida minuto per minuto.

E non solo la nostra.

La timeline è una di quelle cose che sembrano facili e veloci (del resto, visto da fuori, cosa non lo è del nostro lavoro?), ma è il risultato di un'attenta analisi e di una scrupolosa programmazione.

Come riuscire ad avere una timeline davvero efficace?

Per prima cosa non limitarti ad elencare le cose che devi fare tu. La timeline comprende ogni singolo passaggio, ogni singola task di tutto il team. Chi sta facendo cosa? E quando?

Altro punto fondamentale: esiste solo una timeline ed è la tua.

Posto che ogni professionista avrà il proprio ordine di servizio, l'unica timeline a cui fare riferimento la devi realizzare tu e devi fare in modo che tutti ne abbiano una copia.

Cosa tenere conto quando si costruisce una timeline? Gli orari già fissati ovviamente, ma anche le tempistiche per gli spostamenti, sia in strada che in location, i possibili ritardi, i tempi tecnici per gli allestimenti, i regolamenti della location, la logistica.

Che c'entra la logistica? Supponi di avere un'unica entrata per i fornitori, strada scomoda per arrivarci, poco spazio per parcheggiare. Secondo te catering, noleggio arredi e fiorista possono arrivare nello stesso momento a scaricare il materiale? No? E come possono fare?

Lo decidi tu, con la tua timeline!

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