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Wedding planner e rapporto con gli ospiti

Portata come sono per starmene nel backstage, quando ho iniziato a fare questo lavoro non immaginavo certo di essere così a forte contatto con gli ospiti. Eppure, succede.

Il giorno dell’evento il wedding planner diventa il punto di riferimento per i fornitori e per praticamente tutti gli invitati.

A mio avviso è importante sottolineare che un wedding planner non è un cameriere e nemmeno un assistente personale, ci sono dei limiti quindi alle libertà che gli ospiti si possono prendere nei suoi confronti. Un wedding planner deve essere presente fisicamente e mentalmente per supervisionare l’evento e fare in modo che la timeline sia rispettata, risolvendo i problemi che si possono presentare in diversi modi.

A volte, però, è necessario che il wedding planner si occupi degli ospiti proprio perché sono essi stessi un motivo di intralcio allo scorrere del programma. Scherzi o balli improvvisi, tasso alcoolico troppo alto, richieste di cambio tavolo o menù, piccoli malesseri, navette da prendere in tempo, la lista degli imprevisti può allungarsi all’infinito!

Ogni wedding planner deve decidere il livello di coinvolgimento con gli ospiti che ritiene adeguato al suo modo di essere e di lavorare.

In generale credo che un wedding planner debba farsi carico di tutte quelle richieste che, se rivolte invece agli sposi, guasterebbero la giornata ai neo marito e moglie.

Mi è successo di confrontarmi spesso con alcuni amici degli sposi e aiutarli ad organizzare la proiezione del video (ed evitare che lo facessero in autonomia durante la cena!); prima della cerimonia per forza di cose tutti scoprono dell’esistenza della mia figura perché arriva il momento in cui faccio accomodare tutti prima dell’arrivo della sposa; le mamme che hanno bisogno di scaldare pappe, allattare ecc. preferiscono sicuramente parlarne con me che con un cameriere; sono io che chiedo ai camerieri di portare un piatto agli anziani seduti durante il buffet; sono io che tengo a bada gli ospiti ubriachi (in alcuni casi ho fatto chiudere in anticipo l’open bar); sono io che gestisco la partenza delle navette dopo l’evento.

Potrei fare mille altri esempi su questo tema, ma la cosa importante è che un wedding planner capisca che la giornata deve rivelarsi speciale per tutti i presenti. Quindi, quando un ospite entra in contatto con noi wp, deve avere un riscontro positivo. Seppur a volte non possiamo esaudire tutte le richieste, dobbiamo comunicarlo con gentilezza oppure dirigere la persona verso chi la potrà aiutare.

E’ vero, a volte ci sono ospiti che mettono a dura prova la nostra pazienza e mostrano di non rispettare il nostro lavoro. In quel momento, con pacata fermezza, è necessario mantenere il nostro obiettivo e dare prova di professionalità. Un matrimonio dopo l’altro si impara!

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