Abbiamo fatto tutto quello potevamo, ci abbiamo messo il 150% della nostra energia, il progetto era una meraviglia ma...qualcosa non è andato come doveva!

Può succedere che un fornitore di cui ci siamo fidati non si sia dimostrato all'altezza della situazione? Certo che può succedere, i motivi sono tanti.Quindi l'altra domanda é: che fare in questi casi?

Fin dai miei primi giorni in agenzia di comunicazione, laddove ho iniziato ad organizzare eventi, mi sono sempre sentita dire “chi crea il problema lo risolve”. Ma con gli anni ho notato una tendenza diversa, ossia che chi crea il problema poi se ne frega, sostanzialmente.

Visto che noi siamo lì perché i nostri sposi ci hanno volute per rendere la loro giornata senza pensieri, direi che spetta a noi wedding planner prendere in mano la situazione.

Ci sono due momenti in cui possiamo agire: durante e dopo l'evento.

Durante l'evento analizziamo velocemente la situazione e andiamo al cuore del problema da risolvere. Supponiamo che manchino degli arredi: c'è il tempo materiale per farli arrivare? Ovvio che non ci andremo noi, ma chi guida il camion può rientrare in magazzino e recuperare il resto dei materiali. Stessa cosa per gli elementi della mise en place, sono cose più piccole quindi c'è anche maggior possibilità di riuscire a trasportarle.

Se gli elementi mancanti sono tecnici, come luci o casse, se non c'è modo di recuperarle allora è il caso di avvertire immediatamente il responsabile e concordare un rimborso per i clienti, è più facile con questo tipo di servizio che con altri.

Cos'altro può succedere? I piani B non dovrebbero essere improvvisati, dovesse succedere al prima cosa da mettere al riparo è la cena, tutto il resto può essere servito a passaggio e in questo la rapidità del catering è fondamentale.

Ma è soprattutto dopo l'evento che puoi occuparti di ciò che non è andato come doveva.

Ad esempio: fiorista sbaglia l'allestimento. Quantità, colori, non sono come concordato nel progetto.

Il fiorista è uno dei partner più importanti per chi si occupa di eventi, tanto che ognuno di noi in tutta sincerità può ammettere di avere una rosa ristretta da cui attinge per questo aspetto. In questo caso io consiglio di usare la diplomazia ma di indagare l'accaduto.

Ad evento avvenuto chiediamo un incontro in cui condividiamo il nostro stato d'animo, ma evitiamo di partire con accuse ed insulti. Cosa potremmo ricavare da una conversazione del genere?

L'obiettivo è indagare i motivi che hanno portato ad un risultato insoddisfacente. Per prima cosa cerchiamo ad essere i primi a mettersi in discussione: il risultato può essere dovuto alla poca chiarezza che, magari, puoi aver avuto nel presentare il progetto? Hai dato troppe cose per scontate? Il budget non era sufficiente? Dove potresti essere più chiara la prossima volta? Da una conversazione del genere, anni fa, è nato il mio video-corso ProJecto, a dimostrazione del fatto che spesso da una criticità può nascere un'opportunità.

Durante la conversazione, tieni sempre il punto su di te (tu hai bisogno di sapere, tu hai bisogno di essere sicura che tutti capiscano, hai intenzione di offrire servizi di qualità ai tuoi clienti) e ribadisci l'intenzione di continuare la vostra collaborazione e quindi è importante che condividiate la stessa visione.

A questo punto, il fiorista non si sarà sentito attaccato e potrà ammettere di aver sbagliato oppure spiegarti cosa è successo (basta una consegna tardiva dei fiori per complicare molto le cose). A bocce ferme, potresti anche riuscire a strappare un risarcimento, anche simbolico, per i tuoi sposi, sai?

Essere un Wedpreneur significa anche mediare, curare le pr, coltivare rapporti. Impara quindi ad utilizzare la comunicazione assertiva, in particolare quando possono nascere delle incomprensioni.

L’assertività è la capacità di esprimere e far valere le proprie opinioni rispettando i sentimenti degli altri. Facile? Oh no, per nulla, basta un secondo per sfociare nell'aggressività a volte.

Ma ci si può allenare a comunicare in modo assertivo, è anche questa una questione di mindset, parola che mi senti pronunciare spesso. Inizia a fare attenzione al modo in cui pensi, nota se ti ritrovi spesso ad avere pensieri vittimistici ad esempio, che potrebbero sfociare in frasi accusatorie o aggressive.

Hai il diritto di sentirti arrabbiata, offesa, delusa, puoi imparare a comunicare il tuo stato d'animo in modo equilibrato, con risultati molto più efficaci e costruttivi.

La comunicazione assertiva è un argomento molto ampio, ci vorrebbe un intero post dedicato oppure...una Digital School! Iscriviti alla lista d'attesa.

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