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Software gratuiti per organizzare planning, lavoro e back office

Possiamo organizzare senza essere organizzati? Credo che più riusciamo ad essere pratici nella gestione delle nostre attività, più siamo precisi nel pianificare, archiviare, comunicare, meglio riusciamo a gestire i nostri progetti e ad essere una risorsa preziosa per i nostri clienti, che troveranno in noi qualcuno in cui riporre la propria fiducia.

La gestione del back office, ossia di tutte quelle attività che non ci portano a diretto contatto con sposi e fornitori ma che riguardano l’amministrazione della nostra attività, è un aspetto del nostro lavoro che ci coinvolge direttamente, specialmente quando siamo agli inizi e di delegare qualcosa a qualcuno non se parla.

Il back office richiede impegno e attenzione e soprattutto richiede tempo, un tempo che conta come ore lavorative ma che, chiaramente, non è retribuito. Anche per questo motivo è bene organizzarsi al meglio per ottimizzare il tempo ed averne maggiormente a disposizione per i propri clienti.

Ammetto di essere attratta dalla carta, le penne, dallo scrivere appunti e riassunto su un foglio bianco. Ma devo arrendermi all’evidenza dei fatti: ci sono software che ci facilitano parecchio la vita in ufficio! O in home-office.

Ti segnalo alcuni software che ti possono aiutare nella gestione di alcune cose a cui non puoi sfuggire. Come le fatture, ad esempio!

Uno dei software più utilizzati è sicuramente Fatture in cloud. Non devi scaricare nulle, tutto si svolge online (in Cloud, appunto) e trovi tutto quello che serve ad una piccola impresa per gestire l’anagrafica di clienti e fornitori, emettere e registrare fatture. Lo puoi provare gratuitamente per 31 giorni e poi puoi decidere se continuare ad utilizzarlo o meno. In caso affermativo, il prezzo mensile è 8 euro per la versione base. 

Invoicely ti permette di emettere fatture gratuitamente, con la possibilità di modificare il template con i tuoi dati, quelli del cliente e, ovviamente, la descrizione della consulenza  o del servizio oggetto della vendita. 

My Fattura è un altro software di fatturazione che ti aiuta a registrare i clienti. gestire le imposte, creare e stampare una nuova fattura, inviarla a più destinatari, registrare un incasso. E’ gratis fino a cinque clienti, con 5 euro al mese ne puoi gestire fino a 50. 

Se sei una persona amante delle To do list da spuntare e archiviare, Trello è il più diffuso e pratico software di project management disponibile gratuitamente. Alternative valide solo Asana e Basecamp, ma questi ultimi due sono più adatti a gestire lavori in team, mentre Trello è perfetto per il fai da te.

Trello e i suoi simili si basano sul metodo Kanban (Kan significa “visuale”, Ban significa “segnale”), nato nelle realtà produttive per evitare problemi di sovrapproduzione. L’applicazione a realtà molto diverse si presenta come una programmazione visuale, in cui vengono scomposti i vari passaggi, basandosi sul principio Kanban “svolgere le attività necessarie solo nel momento in cui ce n'è effettivamente bisogno”.

Una cosa che probabilmente dovrai fare un giorno sarà inviare le tue newsletter (ne parleremo per bene nella Digital School). Come? Il software più famose ed utilizzato è Mailchimp. Puoi usarlo gratuitamente per l’invio di newsletter e gestione di liste fino a 2.000 iscritti, poi avrai bisogno di passare alla versione successiva (10 euro al mese). 

Se utilizzi Wordpress, puoi trovarti bene con MailPoet newsletter. Puoi gestire liste, contatti, template e newsletter dal tuo sito Web, gratis fino a 2.000 abbonati.

Io ho una mailing list molto nutrita e ho bisogno di gestire più liste quindi devo utilizzare un software a pagamento. Tra tutti, ho scelto Nevs e mi trovo molto bene, tra le altre cose ha anche una grande capacità di superare i filtri anti spam e recapitare correttamente i miei messaggi.

Spero di averti dato una bella panoramica per organizzare il tuo back office, se hai altri suggerimenti lasciali nei commenti qui sotto, aiuterai altre Wedpreneur come te!

Un’altra cosa gratuita che ti sarà sicuramente molto utile è l’audio coaching dell’Academy, tre action step svelati subito pronti per te, basta iscriversi alla newsletter!

 

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